6 Yếu Tố Cần Quan Tâm Khi Lựa Chọn Phần Mềm Kiểm Kê Tài Sản
[:VI]
Tài sản cố định thường chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ giá trị tài sản của một doanh nghiệp do đó chúng cũng có vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động của đơn vị. Công tác quản lý tài sản vốn là một mảng truyền thống và thường được xem là ít phức tạp. Do đó việc quản lý tài sản thường được các đơn vị theo dõi bằng Excel hoặc phần mềm tự phát triển với mục tiêu quản lý hồ sơ tài sản và tính khấu hao. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp (DN) lớn có nhiều cơ sở với số lượng hàng nghìn tài sản, đây lại là một vấn đề khá nan giải. Vì vậy, các DN này được khuyến khích sử dụng các giải pháp phần mềm quản lý kiểm kê tài sản nhằm theo dõi và kiểm tra tài sản một cách chính xác và hiệu quả.
Ở đây, chúng ta thảo luận 6 yếu tố quan trọng mà các DN nên cân nhắc trước khi quyết định chọn mua phần mềm kiểm kê tài sản:
1. Dễ sử dụng
“Đối tượng sử dụng phần mềm chủ yếu là phòng ban kế toán, vì vậy yếu tố dễ sử dụng là một trong những tiêu chí hàng đầu giúp nhận diện và đánh giá một phần mềm kiểm kê tài sản hiệu quả”
Yếu tố dễ sử dụng được thể hiện qua việc các thao tác kiểm kê và nhập số liệu có tối ưu hay không? Cách thức thực hiện, sửa sai dữ liệu và các bộ phận không thành thạo thậm chí không biết về nghiệp vụ kế toán có sử dụng được hay không?
Việc có một phần mềm đơn giản, dễ dàng sử dụng sẽ giúp cho nhân viên kế toán của DN có thể dễ dàng tiếp cận phần mềm một cách nhanh chóng và sử dụng một cách hiệu quả. Mặt khác, DN có thể liên hệ với nhà cung cấp yêu cầu sử dụng bản dùng thử để làm quen và trải nghiệm những tính năng cần thiết trước khi quyết định mua bản đầy đủ.
2. Tính di động
Đối với DN thì khả năng thu thập và cập nhật thông tin một cách nhanh chóng là điều cần thiết để quản lý tài sản hiệu quả. Đó là lý do tại sao DN nên chọn mua một phần mềm quản lý tài sản có khả năng tương thích tốt với điện thoại di động và chạy mượt mà trên các hệ điều hành Android/iOS.
Điều đó giúp DN có thể dễ dàng truy cập mọi lúc mọi nơi thay vì lệ thuộc vào một máy tính chủ duy nhất, từ đó kịp thời phát hiện những vấn đề phát sinh (như thất thoát tài sản, hỏng hóc tài sản,…).
3. Chức năng
Trước khi quyết định sử dụng bất kì phần mềm kiểm kể tài sản nào, DN phải thực sự hiểu rõ những vấn đề họ đang cố gắng giải quyết hoặc những chướng ngại tiềm tàng mà họ có thể phải đương đầu trong tương lai. Từ đó DN có thể xác định được những tính năng nào là cần thiết cho mình. Một số câu hỏi gợi ý sau đây có thể giúp DN xác định điều đó dễ dàng hơn:
- DN hiện đang tồn đọng những khó khăn nào? Việc quản lí, kiểm kê tài sản, hàng hóa, thiết bị máy móc có thực sự khó khăn?
- Định hướng phát triển của DN trong tương lai ra sao? Liệu DN có dự định mở rộng ra nhiều trụ sở, chi nhánh với hàng trăm sản phẩm, máy móc hay thiết bị?
- Phần mềm có khả năng tích hợp hay đồng bộ với các hệ thống tương thích để tạo thành một hệ thống dữ liệu đồng nhất hay không?
Có thể nói, khi lựa chọn một phần mềm kiểm kê tài sản, việc xem xét các chức năng chủ chốt của nó là rất quan trọng để giúp nâng cao tính linh hoạt và hiệu quả cho DN. Tuy nhiên, nếu những tính năng đó vẫn chưa đáp ứng được đầy đủ yêu cầu của DN, hãy chủ động liên hệ với nhà cung cấp vì biết đâu tính năng bạn cần đang nằm trong lộ trình phát triển của họ.
Bên cạnh đó, ngày nay các nhà cung cấp cũng đang cố gắng giúp công việc tùy chỉnh dần trở nên dễ dàng và phổ biến hơn. Ví dụ như DN có thể tùy chỉnh giao diện để cảm thấy thoải mái hơn, cũng như cấu hình các trường cụ thể chẳng hạn như các trường dữ liệu bằng cách cho phép dữ liệu nào ẩn đi hay hiện lên. Một số tính năng hay chức năng của phần mềm cũng có thể được bật lên hay tắt đi theo ý muốn.
4. Khả năng mở rộng
Hầu hết các phần mềm kiểm kê tài sản hiện nay không thể áp dụng 100% cho DN ngay từ lần đầu triển khai. Bởi mỗi một DN có những đặc thù quản lý kinh doanh và hình thức tài sản riêng biệt. Vì vậy khả năng tùy biến theo nhu cầu sử dụng của từng doanh nghiệp cũng là một trong những yếu tố quan trọng để chọn lựa nhà cung cấp, ví dụ như phát triển các tính năng mà phần mềm chưa có hoặc đáp ứng chưa đầy đủ các tình huống xuất hiện tại DN.
Bên cạnh đó, DN nên tìm hệ thống có một nền tảng duy nhất cho phép nhiều ứng dụng có thể tích hợp với nhau nhịp nhàng và sử dụng được trên mọi thiết bị có kết nối Internet (máy tính, điện thoại, ipad,…). Ví dụ, một số ứng dụng chức năng như kế toán hoặc nhân sự đòi hỏi nền tảng tốn kém để chạy và duy trì và vấn đề nảy sinh khi những nền tảng này không thể tích hợp với nhau được. Do vậy, khi DN duy trì chúng như những hệ thống độc lập, việc tích hợp phải làm thủ công, đây là việc làm tiêu tốn thời gian và tốn kém. Quan trọng hơn, những hệ thống này thường tạo ra thông tin sai lệch do thông tin bị trùng lặp và phân mảnh.
5. Chi phí
Một giải pháp phần mềm kiểm kê hoàn hảo là giải pháp không những đáp ứng đầy đủ được tính năng mà DN cần mà còn phải có một chi phí đầu tư hợp lý. Nói về chính sách giá, có một số yếu tố mà DN cần lưu ý như sau:
- Số lượng tài sản mà DN đang sở hữu?
- Số lượng người tham gia vào quá trình sử dụng phần mềm?
- Những tính năng tùy chỉnh theo nhu cầu của DN (nếu có)
Tùy theo yêu cầu và đặc thù của riêng từng DN mà sẽ đưa ra những tiêu chí đánh giá nhất định. Bên cạnh đó, DN cũng cần lưu ý đến vấn đề chất lượng đi đôi với giá cả.
“Lựa chọn phần mềm ít tốt kém có thể sẽ giảm đươc chi phí ban đầu nhưng chưa chắc đáp ứng đầy đủ nhu cầu mà DN cần”
6. Chính sách chăm sóc khách hàng
Cuối cùng, DN nên xem xét các chính sách bảo hành, bảo trì hay chăm sóc khách hàng sau bán của các nhà cung cấp. Ví dụ, phần mềm sẽ được nhà cung cấp bảo hành trong thời gian bao lâu hay hỗ trợ sửa chữa các lỗi phát sinh, xử lý các sự cố bị tính phí như thê nào? Tất cả đều cần đươc tìm hiểu kĩ lưỡng trước khi DN quyết định chọn mua sản phâm.
Bên cạnh đó, các nhà cung cấp khác nhau sẽ có nhiều hình thức chăm sóc khách hàng khác nhau, ví dụ như thường xuyên liên lạc với khách hàng thông qua email, gọi điện… để đảm bảo phần mềm đang sử dụng không có bất kì vấn đề gì. Hoặc nếu trong trường hợp khách hàng có bất kì câu hỏi hay thắc mắc nào về sản phẩm, nhân viên sẽ khẩn trương giải quyết và cung cấp cho khách hàng các hỗ trợ cần thiết, giúp họ cài đặt, duy trì hay vận hành sản phẩm hoạt động một cách tốt nhất. Đây cũng là một trong những yếu tố quan trọng mà DN thường cân nhắc trước khi quyết định mua.
[:en]
Choosing the right asset management software for your business can be a struggle. There are many options on the market and what works for one company might not be the right choice for another. Evaluating options can be a time-consuming task especially if you’re a bit uncertain of what you are looking for exactly.
Here we’ll discuss 6 important aspects you should take into consideration before deciding which asset management software to buy:
- Accessibility
- Mobility
- Features
- Scalability
- Pricing
- Support
1. Accessibility
Aim for software that is so easy to use, that even the employees with fewer technical skills would use gladly. User-friendliness is probably the most important criterion in choosing an asset management software. Training employees can be a costly process and keeping information up-to-date requires that the software is actually being used. Many vendors offer a demo and/or a limited trial which you can use to test-drive the software before buying.
2. Mobility
Being able to retrieve and update information quickly while on the go is essential for effective asset management. That’s why you shouldn’t buy an asset management software that doesn’t include a proper mobile user interface. The lack of it will start to annoy you eventually.
Why carry a laptop on-site, if you could check and update information easily with the phone you have in your pocket anyway?
3. Features
Before choosing an asset management software, evaluate your use case. What features are a must for you? If a feature is missing, find out how the product is developed and ask the solution provider what’s on their roadmap. The missing feature might be on their to-do list already, and the best software providers always take customer feedback into account when deciding what features to work on next.
Configuration possibilities are also important. You should be able to decide, for example, what reminders to set up and which features to turn on/off. Hiding features that are not essential for your use case makes the software easier to use.
4. Scalability
If you have an unusual use case (or you might need some custom functionalities in the future), it’s important that the software you choose is scalable. Find out how flexible the software and the vendor are. Is it possible to add some custom features (with reasonable price) to the software? Can you use the software as a platform for your Internet of things (IoT) initiatives? Some asset management softwares allow you to bring data (location, usage hours, etc.) from your actively tracked assets seamlessly to the same system.
Another thing to ensure is the software’s ability to integrate with other systems. Your business might be using, for example, an ERP system with which you want to integrate your asset management software. Before you buy, check that the software has APIs available.
5. Pricing
Sounds kind of obvious, right? However, you should pay close attention to what you’re paying for and ensure the basis of pricing makes sense for your use case (and future needs). The best asset management solutions offer pricing plans that scale up with the added value they provide, for example:
- the number of assets,
- the number of users,
- the features included, or
- the number of certain events.
You should also be aware of the quality-price ratio. The least expensive option might feel compelling but turn out to be insufficient for your needs.
6. Support
Last but not least, take into consideration the asset management software’s support model. Is the support included in the pricing plan? If problems appear, the value of a proper support system cannot be overemphasized.
The support can vary in cost and quality, as well as which medium it is delivered in. Some options are a ticketing system, email, phone call and chat. The quality of each depends on the software provider, but usually a phone call and chat give you the fastest answers. Also, the level of support is often dependent on what pricing plan you choose.
Selecting the right asset management software can be a time-consuming task, but it’ll be worth your while. Once you’ve found your match you’ll be able to significantly cut down hours wasted on recurring asset-related tasks such as making phone calls and chasing assets.
[:]