50 Mẹo Quản lý và Kiểm kê tài sản – DNE Solution & Technology
[:VI]
Quản lý và kiểm kê tài sản giải quyết nhiều thách thức kinh doanh, cung cấp một khuôn khổ cho phép các Công ty trở nên hiệu quả hơn và tăng cường lợi nhuận bằng cách sử dụng tốt nhất các nguồn lực hiện có để đạt được kết quả. Trong số nhiều bài viết và tài nguyên cung cấp thực tiễn hay nhất để nhận được nhiều nhất từ giải pháp. Chúng tôi đã biên soạn danh sách 50 mẹo Quản lý và kiểm kê tài sản tốt nhất, bao gồm các mẹo theo dõi nội dung kiểm kê và chiến lược làm việc từ các nguồn có uy tín trên web, để tạo danh sách toàn bộ các mẹo và chiến thuật Quản lý tài sản cho nhiều ngành công nghiệp có thể có lợi từ các giải pháp Quản lý và Kiểm kê tài sản.
Quản lý và Kiểm kê tài sản hiệu quả bắt đầu bằng việc tạo nền tảng: các công cụ, hệ thống và ứng dụng cho phép Quản lý và kiểm kê tài sản và các giải pháp phần mềm giúp thu thập và phân tích dữ liệu. Các mẹo theo dõi nội dung này sẽ giúp bạn chọn các công cụ và phần mềm Quản lý tài sản tốt nhất để đáp ứng nhu cầu của Công ty bạn.
- Biết những gì bạn cần để theo dõi.
“Hãy nhớ rằng điều quan trọng là phải biết lịch trình bảo trì, thời gian hoạt động và thời gian chết của thiết bị và người sử dụng trên mỗi tài sản. Bằng cách tích hợp một hệ thống Quản lý tài sản vào các nhà máy của nhà máy hoặc các công ty hàng ngày của nhà máy có thể tăng tính sẵn có của thiết bị sản xuất và giảm chi phí tổng thể thông qua các dịch vụ tốt hơn và các chương trình bảo trì. “- Wasp Barcode Technologies, Năm Mẹo để Chọn Giải pháp Quản lý Tài sản Tốt nhất, Tạp chí Công nghệ Doanh nghiệp, Twitter: @MBTwebsite
- Xem xét vòng đời quản lý dự án đầy đủ.
ReliablePlant là một tài nguyên tuyệt vời cho các mẹo quản lý tài sản liên quan đến các nhà máy sản xuất và các ứng dụng tương tự. “Nếu bạn nghĩ đến vòng đời của một tài sản như một dự án dài – một dự án có thể kéo dài đến 20 năm hoặc nhiều hơn – điều rõ ràng là những gì bạn đang thực sự quan tâm là một dự án bắt đầu bằng kỹ thuật và xây dựng quy trình. Sau đó dự án bao gồm chi phí để duy trì, vận hành và sửa chữa, và lên đến đỉnh điểm với một quyết định thông minh để ngừng hoạt động và thay thế tài sản. Nếu không có các hệ thống EAM và ALM linh hoạt và tích hợp, việc quản lý vòng đời của tài sản từ nôi tới mộ là một thách thức. “- Patrick Zirnhelt, IFS Bắc Mỹ, 7 lời khuyên cho việc lựa chọn phần mềm quản lý tài sản, ReliablePlant, Twitter : @NoriaCorp
- Đánh giá và ưu tiên các yêu cầu của công ty bạn.
“Trước tiên, xác định và ưu tiên các yêu cầu của một gói phần mềm tài sản cố định để đáp ứng những nhu cầu này. Thứ hai, đánh giá cách thức mỗi sản phẩm đánh giá các yêu cầu của bạn. Thứ ba, thực hiện một ổ đĩa thử nghiệm cho phép bạn thử các tính năng khác nhau và đảm bảo phần mềm là phù hợp. Và cuối cùng, hãy đưa ra quyết định mua hàng của bạn. “- Matthew P. Kennedy, 4 bước để Chọn một Giải pháp Quản lý Tài sản cố định và Khấu hao, Bassetts, Twitter: @BassetseDepre
- Tăng khả năng hiển thị bằng cách chọn phần mềm có chức năng báo cáo và phân tích.
“Bạn không thể quản lý những gì bạn không thể đo lường và bạn không thể đo lường những gì bạn không thể nhìn thấy. Khi chọn một công cụ cho chương trình ITAM của bạn, xác nhận nó có thể thu thập các số liệu bạn cần để đo hiệu suất của quy trình của bạn. Hơn nữa, xác minh bạn có thể lấy thông tin ra khỏi hệ thống một cách dễ dàng vào bảng điều khiển bất cứ ai có thể cấu hình. Đây là cách tốt nhất để đảm bảo bạn có thông tin chính xác khi đưa ra những quyết định mang tính chiến lược “- Brian Hollandsworth, Giám đốc sản phẩm, ServiceNow, 10 lời khuyên về cách giành được thách thức quản lý tài sản CNTT, NetworkWorld, Twitter: @NetworkWorld
- Quản lý tài sản trong các vấn đề cơ sở hạ tầng cũ.
Báo WaterWorld cung cấp các mẹo Quản lý tài sản cho các ứng dụng về nước, bao gồm những hiểu biết có giá trị từ các nghiên cứu và nghiên cứu về lợi ích của việc quản lý tài sản hiệu quả trong lĩnh vực công. “Một nghiên cứu gần đây của CH2M HILL với McGraw Hill Construction cho thấy 75% các công ty cung cấp nước sử dụng các phương pháp quản lý tài sản đã coi cơ sở hạ tầng cũ là một nhân tố quan trọng trong việc quyết định áp dụng một chương trình quản lý tài sản”. Art Haddaway, , Các thực tiễn tốt nhất: Nghiên cứu các xu hướng trong quản lý tài sản, WaterWorld, Twitter: @WaterWorldMag
- Khả năng hiển thị là rất quan trọng trước khi mua lại tài sản.
“Lý tưởng hóa trước khi có bất kỳ hoạt động mua bán nào, bạn muốn đảm bảo rằng bạn đang thực hiện trách nhiệm uỷ thác cho tổ chức của bạn bằng cách hiển thị tất cả các tài sản dư thừa hay có sẵn. Khả năng hiển thị này rất quan trọng, bởi vì nếu bạn chỉ có thể triển khai lại một tài sản hiện có đã sử dụng chưa đầy đủ để đáp ứng nhu cầu, thì bạn đã tiết kiệm cho tổ chức nhiều hơn chi phí của tài sản đó “- Brian E. Thompson, CPPS, Chương Los Angeles, Ứng dụng Công nghiệp Thực tiễn tốt nhất cho hệ thống quản lý tài sản, NPMA
Mẹo Quản lý tài sản để thực hiện
Chọn một giải pháp Quản lý sản là bước đầu tiên, nhưng những mẹo Kiểm kê tài sản này đào sâu vào các chiến lược và chiến thuật cho phép thực hiện liền mạch. Từ việc xác định tài sản hiện có của bạn để phân loại và phân biệt cách quản lý tài sản một cách hợp lý từ các mẹo Quản lý tài sản này sẽ giúp bạn triển khai các kế hoạch sử dụng tài sản toàn diện và hiệu quả nhất.
- Theo dõi các tài sản khi mua vào công ty.
“Xác định tất cả mọi thứ đòi hỏi Quản lý tài sản sẽ là thách thức đầu tiên. Có lẽ cách dễ nhất để làm việc này là bắt đầu Quản lý tất cả tài sản khi mua về vào công ty, bắt đầu từ ngày ngày đầu tiên của Tài sản cố định vào hệ thống Quản lý trước khi tài sản được chuyển vào công ty từ người bán” – Jennifer VanBaren, Lời khuyên tốt nhất cho Quản lý tài sản cố định là gì?, wiseGEEK, Twitter: @wiseGEEK
- Sử dụng quản lý số lượng tài sản sử dụng chứ không phải là số sê-ri của tài sản.
“Có thể số sêri của tài sản sẽ giống với số liệu của tài sản khác. Nếu số sê-ri được sử dụng làm số để quản lý, các số trùng lặp sẽ gây nhầm lẫn vì không có cách nào để chia hai nội dung ra ngoài. Điều này có thể ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của dữ liệu và dẫn đến số dư và hàng tồn kho của khách hàng không chính xác, giảm thu nhập cho thuê và ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng. Sử dụng số để theo dõi duy nhất khác với số sê-ri nhằm loại bỏ những vấn đề này. Trong trường hợp hiếm có số theo dõi bị mất, tài sản vẫn có thể được nhìn lên bằng cách sử dụng số sê-ri của nó và dán nhãn lại đúng cách để giữ lại lịch sử của tài sản. “- Christine Span, Chuyên gia Marketing, Top 5 phương pháp hay nhất, TrackAbout, Twitter: @trackabout
- Biết mức độ dịch vụ bền vững của bạn.
Theo nghiên cứu từ cơ quan bảo vệ môi trường Hoa Kỳ đã đưa ra các nghiên cứu đáng kể, bao gồm các mẹo Quản lý tài sản cùng các chiến lược, chứng tỏ có ích cho nhiều ứng dụng. “Biết được mức độ dịch vụ” bền vững “theo yêu cầu của bạn sẽ giúp bạn thực hiện một chương trình quản lý tài sản và thông báo cho các bên liên quan những gì bạn đang làm. Chất lượng, số lượng, độ tin cậy và tiêu chuẩn là những yếu tố có thể xác định mức độ dịch vụ và các mục tiêu kết hợp hệ thống, cả ngắn và dài hạn. Bạn có thể sử dụng thông tin về nhu cầu của khách hàng, dữ liệu từ các ủy ban tiện ích và bảng thông tin, và thông tin từ các bên liên quan khác để phát triển mức yêu cầu dịch vụ của bạn. Mức độ yêu cầu dịch vụ của bạn có thể được cập nhật để giải thích các thay đổi do tăng trưởng, yêu cầu về quy định và cải tiến công nghệ. “- Quản lý tài sản: Hướng dẫn Thực tiễn Tốt nhất, EPA, Twitter: @wwwepagov
- Biết sự khác biệt giữa Quản lý tài sản và theo dõi hàng tồn kho.
“Quản lý tài sản và biết những gì giá trị mà doanh nghiệp sử dụng, ở đâu và ai có chúng – khác với Quản lý hàng tồn kho. Theo đồ thị “Quản lý Tài sản 101” của Wasp, Quản lý tài sản liên quan đến việc quản lý vị trí các nguồn lực nội bộ cần thiết để tiếp tục hoạt động; các mặt hàng theo dõi được cho vay; và giám sát các hợp đồng khấu hao, bảo trì và bảo hành. Theo dõi hàng tồn kho, ngược lại, đòi hỏi phải quản lý các sản phẩm được bán, phân phối hoặc tiêu thụ; theo dõi việc nhận, lưu trữ, vận chuyển và bán sản phẩm; và giám sát các khoảng kiểm kê, độ tuổi và sắp xếp lại các cấp độ. “- Nhân viên tốc độ DC, đồ hoạ “Quản lý Tài sản 101” trích dẫn các lý do để biết tài sản của bạn ở đâu, DC Velocity, Twitter: @DCVelocity
- Điều hành quản lý hàng tồn kho và Quản lý tài sản như hai thực thể riêng biệt, nhưng lại cực kỳ quan trọng.
SupplyTimes, một nguồn lực lớn trong quản lý chuỗi cung ứng, thường cung cấp các mẹo và thủ thuật Quản lý tài sản nhằm cải thiện dòng chảy của chuỗi cung ứng, đề xuất xử lý Quản lý tài sản và quản lý hàng tồn kho theo các chức năng riêng biệt. “Mặc dù có thể xem cả cách theo dõi hàng tồn kho và quản lý tài sản có ảnh hưởng đến công ty là điều quan trọng, hiểu rằng hàng tồn kho đó là những gì bạn bán so với tài sản là những gì công ty sở hữu là điều thiết yếu. Tiếp cận để hiểu rõ hơn về nhu cầu quản lý kho hàng của công ty có nghĩa là nhiều hơn Quản lý tài sản. Nó có nghĩa là có khả năng phân biệt giữa hai loại, phân định định giá tài chính cho cả hai loại dữ liệu yêu cầu và có thể xem những giá trị đó ảnh hưởng như thế nào đến cấu trúc tổng thể của công ty. “- Quản lý tài sản, Quản lý kho: sự khác biệt là gì ?, SupplyTimes
- Thực hiện phân tích thiết bị quan trọng.
“Hiểu được cách điều khiển chi phí sẽ giúp cho bạn hiểu thông suốt như nhiều chi phí liên quan đến việc vận chuyển hàng tồn kho dư thừa của phụ tùng thay thế. Một trong những cách giảm lượng hàng tồn kho chỉ là yếu tố cần thiết là tiến hành xem xét mức độ nghiêm trọng của thiết bị. Hầu hết các gói CMMS (phần mềm bảo trì bảo dưỡng) đều có một trường mã hóa để xác định mức độ nghiêm trọng của thiết bị, ví dụ như một thang số từ 01 đến 10. Các gói chuyên sâu hơn cho phép người dùng gán trọng số và điểm cho một số lượng không giới hạn các biến do người dùng xác định, để xây dựng một thành phần hoặc thành phần nhất định “- David Berger, P.English, biên tập viên đóng góp, 5 mẹo quản lý phụ tùng thay thế, Plant Services, Twitter: @PlantServices
- Cân bằng chi phí, cơ hội và rủi ro đối với hoạt động của tài sản.
“Quản lý Tài sản bao gồm việc cân bằng chi phí, cơ hội và rủi ro đối với hoạt động của tài sản, nhằm đạt được các mục tiêu về tổ chức. Cân bằng này có thể cần được xem xét qua các khung thời gian khác nhau. Quản lý tài sản cũng cho phép một tổ chức kiểm tra sự cần thiết và hoạt động của tài sản và hệ thống tài sản ở các cấp khác nhau. Thêm vào đó, nó cho phép áp dụng các cách tiếp cận phân tích đối với việc quản lý tài sản qua các giai đoạn khác nhau của vòng đời của nó (có thể bắt đầu bằng khái niệm về nhu cầu về tài sản, thông qua việc xử lý nó và bao gồm quản lý bất kỳ khoản nợ ). “- Quản lý Tài sản là gì ?, Viện Quản lý Tài sản
- Tối ưu hoá vòng đời tài sản.
Life cycle Engineering (LCE) đã xuất hiện trong báo RxToday với các mẹo Quản lý tài sản có giá trị và các đề xuất. Bài báo cung cấp thông tin khuyên tối ưu hoá hoạt động của tài sản trong phạm vi cho phép để tối đa hóa tuổi thọ của tài sản của bạn. “Nhiều tổ chức chịu ảnh hưởng đầu tiên do sự thiếu hiểu biết về khả năng thiết kế nguồn vốn có của tài sản của họ và thứ hai là làm thế nào tốt nhất để hoạt động trong phạm vi của họ để tối ưu hóa vòng đời tài sản. Đối với một số tài sản, hoạt động dưới hoặc trên phạm vi thiết kế ảnh hưởng xấu đến tuổi thọ của tài sản “- 05 rủi ro lớn nhất đối với quản lý tài sản hiệu quả, Như xuất hiện trong ấn bản tháng 11 của RxToday, Life Cycle Engineering
- Xác định tài sản chiến lược của bạn.
“Theo Bộ Giao thông vận tải Hoa Kỳ, bước đầu tiên trong quy trình quản lý tài sản vật chất là thiết lập các chính sách về tổ chức, bao gồm các mục tiêu chiến lược và ngân sách. Điều này giúp xác định các yêu cầu trong tương lai của công ty. Bước thứ hai bao gồm thu thập và phân tích kiểm kê và thực hiện tài sản hiện tại. Sự khác biệt giữa nơi mà công ty muốn trở thành và ngày nay là khoảng cách tài sản chiến lược của công ty, cho thấy nơi mà công ty cần cải tiến “- Chirantan Basu, Nhu cầu Truyền thông, Tổ chức Chức năng Quản lý Vật lý, Chron.com, Twitter: @HoustonChron
- Tạo cơ sở dữ liệu về tài sản của bạn.
“Bạn nên bắt đầu bằng cách tạo ra một cơ sở dữ liệu về tài sản của bạn. Bằng cách đó bạn có thể kiểm tra xem liệu nội dung đã có trong cơ sở dữ liệu kiểm kê của bạn ngay sau mỗi lần quét. Bạn cũng có thể sử dụng cơ sở dữ liệu để chèn mô tả tài sản của bạn để nhân viên hoặc khách hàng của bạn có thể xem dữ liệu liên quan trong ứng dụng sau mỗi lần quét. Và, nếu bạn muốn người quét ghi lại nhận xét về nội dung, bạn có thể thêm câu hỏi thu thập dữ liệu vào dịch vụ của mình được trình bày sau mỗi lần quét. “- Quản lý tài sản – Kiểm soát hàng tồn kho Thực tiễn tốt nhất, codeREADr, Twitter: @ codeREADr
- Loại bỏ tài sản ảo.
“Tài sản “ảo” là tài sản bị mất, bị đánh cắp, hoặc không sử dụng được, nhưng vẫn được liệt kê như là một tài sản cố định đang hoạt động trong hệ thống. Theo tài sản Quản lý Tài sản, một nhà cung cấp hàng đầu các dịch vụ kiểm kê và đối chiếu tài sản, “Sau 14 năm kinh nghiệm, AMR đã nhiều lần phát hiện ra rằng 65% dữ liệu về tài sản cố định không đầy đủ, không chính xác hoặc thiếu hoàn toàn, trong khi 10 đến 30% tài sản cố định không còn thuộc sở hữu “. – Thực tiễn tốt nhất cho Quản lý Tài sản cố định, Tài sản cố định Sage, Twitter: @SageNAmerica
- Xác định trách nhiệm về tài sản.
“Lý tưởng nhất là tất cả tài sản sẽ được một tổ chức quản lý. Tuy nhiên, thường quá tốn kém để quản lý và gán quyền sở hữu cho mọi tài sản. Thay vào đó, một tổ chức thường quản lý những tài sản có tầm quan trọng đối với tổ chức. Tầm quan trọng của tài sản có thể dựa trên một số yếu tố, bao gồm quan trọng, giá trị, hoặc các yêu cầu về tuân thủ của nó. Tài sản quan trọng cần có một chủ sở hữu được chỉ định chịu trách nhiệm thiết lập và duy trì các biện pháp bảo vệ thích hợp để bảo vệ những tài sản đó. “- Quản lý tài sản, IU.edu, Twitter: @IUSafetyMatters
- Đặt máy quét mã vạch di động trong tay của những người phù hợp.
Trang NPMA.org thường cung cấp các mẹo Quản lý và kiểm kê tài sản có giá trị. Mẹo Quản lý này từ Marla Williams, CPPM, đề xuất sử dụng các máy quét mã vạch cầm tay để hỗ trợ thu thập dữ liệu là hiệu quả nhất. “Đặt máy quét mã vạch di động trong tay của nhân viên Công nghệ thông tin và các tài sản sẽ được Quản lý theo một hệ thống bền vững. Nó là chi phí thực sự hiệu quả khi các thông tin tài sản sẽ được thu thập bởi những người thực hiện công việc này. “- Marla Williams, CPPM, Top Ten Mẹo để Quản lý Tài sản có giá trị Thành công, NPMA.org
- Đừng quên về những điểm tốt hơn của kế hoạch.
“Lập kế hoạch tài sản cố định là một quá trình phức tạp, và chắc chắn nó không đứng một mình. Thay vào đó, nó được thông báo và điều khiển bởi kế toán, ghi chú hoạt động và theo dõi. Một số công ty không nhìn vào những điểm tốt hơn của sự nắm giữ tài sản, để lại chúng vô dụng khi có thời gian để mua thêm một sản phẩm khác hoặc dỡ bỏ những thứ khác “- Ba Mẹo để Tăng cường Quản lý Tài sản cố định của bạn, Sage, Twitter: @ SageFixedAssets
- Đặt điểm chuẩn cho tài sản để theo dõi.
“Tùy thuộc vào quy mô của công ty bạn và số lượng tài sản, có thể bạn không thể cố gắng để Quản lý từng tài sản. Bạn cần phải theo dõi tình trạng và khấu hao bất kỳ tòa nhà nào của bạn, ví dụ, nhưng bạn không cần phải tạo mã vạch cho nó và biết nó vẫn ở đó. Đại học California State ở Long Beach chỉ theo dõi các tài sản cố định có giá trị hơn cao hoặc các vật phẩm quan trọng trị giá mà có thể dễ dàng bị đánh cắp mà không có ai phát hiện ra hành vi trộm cắp. “- Fraser Sherman, Nhu cầu Phương tiện, Phương pháp Quản lý tài sản cố định, Twitter: @TheNest
- Kết hợp dự báo tài chính vào kế hoạch dài hạn.
Các cơ quan chính phủ đang ngày càng xem việc Quản lý tài sản hiệu quả ở đầu danh sách ưu tiên của họ và do đó đã trở thành nguồn thông tin hữu ích cho các mẹo Quản lý tài sản và các phương pháp hay nhất. NJ.gov mô tả giá trị của các kế hoạch quản lý tài sản để có thể tồn tại lâu dài: “Kế hoạch quản lý tài sản bao gồm việc kiểm kê tài sản chi tiết, các hoạt động và các nhiệm vụ bảo dưỡng và lập kế hoạch tài chính dài hạn để đảm bảo rằng nguồn vốn dự trữ hàng năm để tái đầu tư đủ để khả năng tồn tại lâu dài”. – Hướng dẫn Quản lý Tài sản và Thực tiễn Tốt nhất, NJ.gov, Twitter: @NJGovNews
- Xây dựng quy trình và tài liệu hiệu quả.
“Trước tiên, hãy xây dựng các quy trình và tài liệu hiệu quả để trả lời những câu hỏi này. Những cách tốt nhất để tích hợp hoạt động kiểm kê với các kế hoạch sản xuất, lập kế hoạch sản xuất và các chức năng khác là gì? Làm thế nào là chi phí đơn vị cho lao động và các chi phí khác trên thực tế vào giá trị hàng tồn? Có phải tất cả việc chuyển hàng tồn kho đến và từ nhà kho đi đều được ghi lại? Sự khác nhau giữa số lượng vật lý với số liệu ghi nhận được xử lý như thế nào? Xác định và lập hồ sơ các quy trình giải quyết các câu hỏi như vậy cung cấp một khuôn khổ để quản lý hàng tồn kho hiệu quả. “- Brad K. Jay, Điều khiển hàng tồn kho: Điều Bạn Phải Biết, AutomationWorld, Twitter: @automationworld
- Mang lại động lực quản lý.
“Quản lý tài sản tại các tiện ích phức tạp hơn nhiều so với các tổ chức khác. Tài sản bao gồm cố định, phương tiện di chuyển, và tài sản luân chuyển. Với các giải pháp công nghệ quản lý di tài sản hiện nay, lực lượng nhân sự ngoài hiện trường có thể dễ dàng kết hợp việc quản lý hàng tồn kho và Quản lý tài sản vào ngày làm việc, cải thiện hiệu quả kinh doanh và hiệu quả hoạt động của bạn. “- Quản lý Tài sản, Rủi ro và Chi phí Để Chiến lược thành công – Drive, Motion, Twitter: @MotionComputing
- Nắm lấy phương pháp tiếp cận MRO (Bảo trì, Sửa chữa và Hoạt động).
“Mục tiêu chính của mỗi tổ chức là quản lý các cơ sở vật chất với chi phí thấp nhất trong thời gian ít nhất có thể. Ngày càng có nhiều tổ chức nhận thấy việc quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả và một hoạt động lưu trữ hiệu quả để hỗ trợ duy trì, sửa chữa và vận hành (MRO) là những yếu tố quan trọng hoặc làm cho chúng cạnh tranh hoặc góp phần làm kém hiệu quả hơn. Một cửa hàng nào đó hỗ trợ các hoạt động của MRO với các bộ phận phải vào đúng chỗ vào đúng thời điểm sẽ thúc đẩy hiệu quả hoạt động của tổ chức. “Andy Gager của Viện Marshall, Báo cáo đặc biệt: kịp thời, Quản lý Hàng tồn kho hiệu quả, Viện Marshall, Twitter: @Marshall_Inst
- Chỉ định vị trí trung tâm cho hàng tồn kho của MRO để giảm các vấn đề tồn kho ẩn.
SupplyChain247 là một trang chuyên sâu về các mẹo theo dõi nội dung liên quan đến quản lý chuỗi cung ứng. Trong một bài giới thiệu các mẹo về quản lý hàng tồn kho có giá trị, John M. Donnelly gợi ý rằng “luôn luôn hiệu quả hơn trong việc lưu trữ MRO tại một vị trí trung tâm cho mỗi cơ sở thay vì giữ chúng ở những vị trí không xác định. Điều quan trọng là phải có hệ thống máy tính để theo dõi, quản lý và kiểm soát hàng tồn kho. Với chi phí sử dụng và chi phí giao dịch, một tổ chức có thể biết chính xác hàng tồn kho của MRO phù hợp với các tiêu chuẩn của chuỗi cung ứng. “- John M. Donnelly, Năm Thực tiễn cơ bản có thể Nhanh chóng Đóng Gap bằng Thực tiễn Tốt nhất trong Quản lý Hàng tồn kho MRO , SupplyChain247, Twitter: @ SupplyChain247
Lợi ích của việc Quản lý Tài sản bằng các Mẹo và Thực tiễn Tốt nhất
Có rất nhiều lợi ích để theo dõi các mẹo Quản lý tài sản và phương pháp hay nhất để quản lý tài sản, từ tiết kiệm chi phí để tăng năng suất, sử dụng tài sản được cải thiện và nhiều hơn nữa. Các mẹo Quản lý tài sản sau đây phác thảo nhiều lợi ích thu được từ các giải pháp Quản lý và Kiểm kê tài sản.
- Khả năng phân tích tiên đoán được cung cấp bởi Quản lý tài sản giúp giữ vốn và ngân sách hoạt động chặt chẽ.
“Không chắc chắn xung quanh việc phục hồi kinh tế là giữ vốn và ngân sách hoạt động chặt chẽ. Các công ty hiện đang sử dụng các khả năng cụ thể để dự đoán sự thất thoát của tài sản nhằm tránh thời gian chết tốn kém và giảm chi phí bảo trì. “- IBM United Kingdom Limited, Quản lý tài sản: thay đổi cảnh quan của các phân tích tiên đoán, ITHound.com, Twitter: @Ithound
- Giảm rủi ro bằng cách theo dõi phần cứng CNTT.
“Mặc dù phần cứng đang ngày càng trở nên phổ biến ở cấp độ bàn làm việc; trong máy chủ trung tâm dữ liệu, lưu trữ, mạng và phần cứng cơ sở hạ tầng vẫn cần đầu tư vốn đáng kể và chi phí bảo trì rộng rãi cho bất kỳ tổ chức nào. Ngoài ra, mất mát tài sản, kinh doanh hoặc dòng công việc bị gián đoạn và dữ liệu vi phạm vẫn còn là một nguy cơ nghiêm trọng. Theo dõi và quản lý các tài sản này trong trung tâm dữ liệu càng hiệu quả càng tốt là rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh và lợi tức đầu tư tối đa. Quản lý tài sản bằng thẻ tags và hoạt động hệ quả của việc liên kết dữ liệu chính xác với thẻ tags nội dung là một thực tiễn để quản lý và đối chiếu quyền sở hữu, vị trí và cấu hình của các phần cứng phần cứng. “- David Foxen và Martin Thompson, Hướng dẫn nhanh về Đánh giá Tài sản Phần cứng, Đánh giá ITAM , Twitter: @itamreview
- Quản lý tài sản cho phép duy trì hiệu suất tài sản, cho phép giá trị đầu ra của khách hàng.
Chương trình Quản lý Cơ sở Hạ tầng Bền vững cho Môi trường Học tập (SIMPLE) cung cấp các mẹo Quản lý tài sản tập trung vào việc cải thiện quản lý cơ sở hạ tầng và hiệu suất bền vững. “Khả năng mang đến giá trị bền vững cho khách hàng của chúng tôi là trực tiếp liên quan đến hiệu suất bền vững của tài sản. Bằng cách sử dụng quá trình đánh giá các dịch vụ được cung cấp thông qua cách sử dụng phân tích môi trường, xã hội và kinh tế.” – Quản lý Tài sản là gì?, Cơ sở Hạ tầng Bền vững, Chương trình Quản lý môi trường học tập
- Quản lý tài sản loại bỏ các phương pháp thủ công rườm rà và không đáng tin cậy.
“Quản lý và kiểm kê tài sản thủ công tỉ mĩ hay các hệ thống Quản lý tài sản giám sát vị trí và cách sử dụng tài sản. Sử dụng các mã vạch và gần đây hơn, các thẻ RFID với chip hoặc từ được sử dụng để xác định tài sản. Các thẻ tags thông minh có thể được sử dụng để ghi lại các thuộc tính khác ngoài vị trí như nhiệt độ để đảm bảo chất lượng hàng hoá được duy trì trong vận tải. “- Quản lý tài sản, SuppyTimes
- Quản lý tài sản cho phép “Quản lý cơ sở hạ tầng thông minh hơn.”
“Các tổ chức đang phải đối mặt với những thách thức liên tục để tối đa hóa hiệu suất vòng đời của tài sản. Ngày càng có nhiều doanh nghiệp đang đầu tư vào các cơ sở hạ tầng phức tạp ngày càng được kết nối với nhau và phụ thuộc vào công nghệ hoạt động. Để chống lại những thách thức như vậy, các tổ chức đang hướng tới việc cho phép các quy trình và tích hợp dữ liệu trong suốt vòng đời của các tài sản khác nhau. Họ đang thực hiện một bước nhảy vọt để thực hiện các phương pháp và công cụ để quản lý các công nghệ hoạt động cho phép thu thập dữ liệu quan trọng và thông tin chi tiết dễ dàng. IBM Maximo đã đề cập đến xu hướng này khi sự phát triển của Cơ sở hạ tầng vật lý thông minh hơn. “- Avigail Shabtai, 3 định hướng Quản lý Tài sản Toàn cầu mới nhất của năm 2014, Dịch vụ Chuyên gia Blog, Twitter: @EuchlidesTech
- Quản lý tài sản kết hợp hiệu quả với việc kiểm toán.
“Kiểm toán có thể được hoàn thành một cách nhanh chóng, dễ dàng và chính xác. Việc sử dụng mã vạch trên nhãn xác định tài sản và một thiết bị đọc mã vạch (với bộ đọc mã vạch tích hợp) để đọc các nhãn đó có nghĩa là phải mất ít hơn một giây để kiểm tra từng tài sản. “– Giới thiệu về Quản lý Tài sản cho Tài sản Vật lý, SageData
- Quản lý tài sản cải thiện dự báo bán hàng và tồn kho.
“Quản lý tài sản hợp lý hóa việc dự báo bằng cách duy trì số lượng hàng tồn kho chính xác trong cơ sở dữ liệu trung tâm, cùng với dữ liệu lịch sử, đơn đặt hàng trước và các thông tin khác. Mỗi thông tin dữ liệu nằm trong tầm tay bạn, cho phép bạn xác định xu hướng và dự đoán chính xác hơn để đáp ứng nhu cầu. Điều đó có nghĩa là bạn không bị mắc kẹt với thặng dư không sử dụng mà chiếm một không gian có giá trị, nhưng bạn không thiếu nguồn cung cấp cần thiết “- Nate Goodman, 4 Thách thức Kiểm kê hàng hoá Đơn giản hóa thông qua Quản lý tài sản, ThoughtReach, Twitter: @ThoughtReach
- Ngăn chặn gian lận bằng phương pháp Quản lý tài sản hiệu quả.
“Bạn có biết rằng các kế hoạch chiếm đoạt tài sản là loại hình gian lận phổ biến nhất ảnh hưởng đến các doanh nghiệp nhỏ? Cách tốt nhất để ngăn chặn gian lận là phải có các thông tin tài sản chính xác và theo dõi thường xuyên. “- Nhóm N @ W, Bảo vệ tài sản của bạn – Quản lý tài sản cố định, Net @ Work, Twitter: @NetatWork_corp
- Quản lý hàng tồn kho không chỉ dành cho các ứng dụng bán lẻ và sản xuất.
“Những lợi ích của các hệ thống quản lý hàng tồn kho hiện đại không chỉ dành cho các khu vực bán lẻ và sản xuất. Họ cũng cung cấp những lợi ích lớn cho bất kỳ tổ chức nào quản lý chuỗi cung ứng các mặt hàng tiêu hao, như các cơ sở quân sự và y tế. “- Tim Crosby, Các Hệ thống Quản lý Hàng tồn kho, How Stuff Works, Twitter: @HowStuffWorks
- Tăng năng suất nhân viên bằng các giải pháp Quản lý và Kiểm kê tài sản.
“Các giải pháp tự động cho việc Quản lý và kiểm kê tài sản mang lại những khoản tiết kiệm lớn so với các hệ thống thủ công – từ giảm chi phí hành chính để rút ngắn thời gian kiểm kê và chu kỳ hoàn thành. Loại bỏ các quy trình thủ công, ví dụ, tăng năng suất của nhân viên; và theo dõi dữ liệu để đảm bảo tài sản được sử dụng tối ưu nhất có thể dẫn đến tiết kiệm tiền tệ đáng kể. “- Tina Stehle, Phó chủ tịch cao cấp kiêm Tổng Giám đốc của Tập đoàn Giải pháp Khách sạn Agilysys, Top 5 lý do để Tự động hóa Kiểm kê và Mua sắm,
- Quản lý tài sản giúp ngăn ngừa các vấn đề về dòng tiền.
Nhiều mẹo Quản lý tài sản liên quan đến việc thực hiện theo dõi nội dung và quản lý tài sản hiệu quả có tác động tích cực sâu rộng trong các tổ chức, chẳng hạn như mẹo theo dõi nội dung từ BusinessBee: “Phần mềm Quản lý tồn kho có thể giúp ngăn chặn các vấn đề về dòng tiền mặt bằng cách xác định những mục nào cần chú ý nhất. Ví dụ: bạn có thể giả sử các mặt hàng đắt nhất trong tồn kho của bạn là quan trọng nhất. Thực tế, các mặt hàng ít tốn kém ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn nhiều hơn bởi vì chúng có tỷ lệ doanh thu cao hơn. Hệ thống kiểm kê hiệu quả sẽ giúp bạn xác định tác động tiền tệ của một mặt hàng đối với doanh nghiệp để bạn có thể giữ được số lợi nhuận quan trọng cao hơn. Khi bạn hiểu làm thế nào để cân bằng chi phí với nhu cầu của công ty bạn, bạn sẽ biết để đặt hàng ít mặt hàng không quan trọng, mà sẽ giúp thúc đẩy một dòng tiền mặt ổn định. “- Làm thế nào Phần mềm Hệ thống Kiểm kê có thể giúp Giảm Chi phí, BusinessBee, Twitter: @ BusinessBeeCom
- Cải thiện luồng công việc giúp nhân viên của bạn tập trung vào việc cung cấp dịch vụ.
Trong trường hợp của một bệnh viện, thực hiện một hệ thống quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả giúp cho phép nhân viên lâm sàng chú trọng nhiều hơn đến chăm sóc bệnh nhân. “Lợi ích trực tiếp nhất từ hệ thống quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả được thực hiện tại CHUM là cải tiến cho quy trình công việc của tất cả nhân viên HO ORC. Giảm bớt công việc quản lý hàng tồn kho, nhân viên lâm sàng giờ đây có thể tăng cường tập trung vào chăm sóc và hỗ trợ bệnh nhân và đào tạo các nhân viên y tá tương lai. Ngoài ra, các nhà quản lý kho hàng trong bộ phận quản lý vật liệu và kỹ thuật viên từ chế biến vô trùng bây giờ có ảnh hưởng trực tiếp đến sự tiến bộ hàng ngày của các hoạt động trong HO ORC. “- Tự động quản lý hàng tồn kho – một cách tiếp cận sáng tạo để cải thiện hiệu suất chuỗi phòng : trường hợp tại CHUM, Intelligent Hospital Today
- Quản lý tài sản cải thiện kiểm soát chất lượng.
“Một số việc quản lý hàng tồn kho nhất định liên quan đến kiểm soát chất lượng. Nhân viên phải được cung cấp danh sách kiểm tra hoặc các hệ thống máy tính có thể giúp họ làm theo các thủ tục thích hợp khi kiểm tra hàng hoá nhận được. Tất cả hàng hoá phải được kiểm tra có dấu hiệu hư hỏng, bao gồm rò rỉ, bong tróc; sự mâu thuẫn trong mô tả – màu sắc, kiểu dáng, và kích cỡ sản phẩm phải giống với đơn đặt hàng; và giá cả và các điều khoản bán hàng. Nếu chất lượng sản phẩm thấp hơn thỏa thuận, hàng hoá phải được trả lại cho nhà cung cấp. Biện pháp này không chỉ tránh được sự gia tăng không cần thiết của chứng khoán, mà còn ngăn cản nhân viên cung cấp cho khách hàng những sản phẩm không phù hợp. Nếu sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng theo yêu cầu, nhân viên phải xem xét các yếu tố đặc biệt, chẳng hạn như ánh sáng, độ ẩm và nhiệt độ, để tránh làm hư hỏng hàng hoá được lưu giữ trong kho. “- Clara Lu, Hiểu biết về thực tiễn tốt nhất về quản lý hàng tồn kho, TradeGecko, Twitter: @tradegecko
- Lập ngân sách hiệu quả, hoạt động và quyết định tài chính dựa trên dữ liệu chính xác và đáng tin cậy.
Một báo cáo của GAO cung cấp lời khuyên về quản lý tài sản và các phương pháp hay nhất để tạo ra hiệu quả vốn và hiệu quả về chi phí. Báo cáo ghi nhận, “Dữ liệu chính xác và đáng tin cậy là cần thiết cho một môi trường hoạt động hiệu quả và hiệu quả trong khu vực tư nhân cũng như trong chính phủ. Tồn kho đại diện cho một phần đáng kể tài sản. Do đó, các nhà quản lý và các nhà hoạch định chính sách khác cần phải biết lượng tồn kho ở đâu và ở đâu để có thể đưa ra các quyết định về ngân sách, điều hành và tài chính hiệu quả và tạo ra một chính phủ hoạt động tốt hơn và ít tốn kém hơn. ” – Thực tiễn để đạt được các số liệu vật lý và chính xác liên quan, chính xác và chính xác, GAO, Twitter: @USGAO
Mẹo Quản lý Hàng tồn kho Tài sản
Những mẹo quản lý hàng tồn kho tài sản này sẽ giúp bạn khai thác tối đa giải pháp theo dõi nội dung của mình. Từ tinh giản quản lý hàng tồn kho đến tích hợp tính năng theo dõi với các ứng dụng tài chính và hơn thế nữa, hãy thực hiện theo các mẹo quản lý hàng tồn kho tài sản này để đạt được giá trị nhất từ giải pháp theo dõi nội dung của bạn.
- Quản lý tài sản và quản lý hàng tồn kho.
Rõ ràng, Quản lý hàng tồn kho tập trung, rõ ràng, vào phần tồn kho, cung cấp mẹo quản lý tồn kho và thực tiễn tốt nhất. Một bài viết về cơ bản về hàng tồn kho cung cấp mẹo quản lý tồn kho tài sản này: “Hầu hết các doanh nghiệp đều có một phần lớn vốn của họ gắn liền với tài sản. Những tài sản này có thể là những thứ như nhà cửa, xe ô tô, máy móc, đồ đạc, thiết bị, máy tính, vv … Thông thường các doanh nghiệp cần biết giá trị của những tài sản này cùng với thông tin khác về nơi họ ở, khi mua, , vv Kế toán viên của bạn có thể cần thông tin này, ngân hàng, công ty bảo hiểm, đối tác, người trong hoạt động, và quản lý. Bạn không thể sử dụng tài sản của mình một cách tốt nhất nếu bạn chỉ có một ý tưởng mơ hồ về những gì họ đang có, ở đâu và những gì họ có. Đây cũng là khoảng thời gian tốt để tính các tài sản có thời hạn dài hơn của bạn. “- Khái niệm cơ bản về Hàng tồn kho: Làm thế nào để đếm Các Mục Hàng tồn kho của bạn, Rõ ràng Hàng tồn kho, Twitter: @ClearInventory
- Tài sản đóng một vai trò trong tính toán thu nhập ròng.
“Tài sản (hữu hình hoặc vô hình) là bất cứ thứ gì mà một công ty sở hữu hoặc kiểm soát đại diện cho giá trị tiền tệ. Để các doanh nghiệp tính thu nhập ròng từ các việc nỗ lực mang lại lợi nhuận, các giá trị tài sản chính xác phải được xác định chắc chắn và tính vào kết quả thu nhập ròng. Tài sản cố định là các vật hữu hình, như tài sản và thiết bị mà doanh nghiệp sử dụng trong các hoạt động hằng ngày. Những loại tài sản này thường không được bán cho khách hàng của công ty; nó là thiết bị, xe cộ và các vật dụng thuộc sở hữu của công ty khác mà được sử dụng để giúp điều hành doanh nghiệp, nhưng mất giá trị theo thời gian do tuổi tác và việc sử dụng. “- Brian Knott, Khái niệm cơ bản về Khấu hao: Cách quản lý tài sản tiết kiệm tiền doanh nghiệp, Apptricity, Twitter: @apptricity
- Quản lý tài sản, quản lý tồn kho đo lường là tất cả mọi thứ.
“Các thước đo là cần thiết cho một chuỗi cung ứng tốt. Tuy nhiên, số liệu vì lợi ích của họ là vô ích. Mục đích của chỉ số là thúc đẩy sự thay đổi khi biến mà bạn đang đo xu hướng sai hướng. Một số chỉ số khác nhau rất hữu ích cho quản lý hàng tồn kho. Ngày cung cấp theo sản phẩm và vị trí dựa trên dự báo là một thước đo tuyệt vời ở cấp độ SKU. “- Jane B. Lee, 8 Nguyên tắc chung cho Quản lý Hàng tồn kho, Inbound Logistics, Twitter: @ILMagazine
- Loại bỏ lỗi nhập dữ liệu với quét mã vạch.
“Sử dụng trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) và quét mã vạch có thể giúp loại bỏ các lỗi nhập dữ liệu. Huppertz đề nghị thực hiện một hệ thống cái gọi là ‘tính chu kỳ’. Chọn một vài món hàng mỗi ngày và so sánh bản ghi hàng tồn kho với số lượng thực tế. Những người bán hàng tốt nhất nên được đếm thường xuyên hơn. “- Lisa Girard, Năm bước Không Quản lý Kho hàng, Entrepreneur.com, Twitter: @Entrepreneur
- Kiểm toán hàng tồn kho vẫn còn cần thiết.
Nhiều mẹo Quản lý tài sản chỉ ra tầm quan trọng của việc đối chiếu hàng tồn kho thủ công, điều này sẽ xảy ra định kỳ nhưng thường xuyên. Trong một bài viết về Tài nguyên của doanh nghiệp nhỏ, Raad Mobrem cung cấp mẹo theo dõi nội dung này: “Ngay cả với công nghệ tuyệt vời nhất, chúng tôi vẫn cần phải điều chỉnh số liệu trong sổ sách của chúng tôi với số thực. Hàng tồn kho có thể bị thất lạc, bị đánh cắp, bị hư hỏng và bị vứt đi. Thực hiện kiểm tra hàng tháng hoặc ít nhất là hàng quý về hàng tồn kho của bạn là một thực tiễn tuyệt vời. Đó là một quá trình dễ dàng mà với một hệ thống được giữ gìn tốt sẽ ngăn chặn các rào cản lớn trong tương lai. “Raad Mobrem, 6 Lời khuyên cho Quản lý Hàng tồn kho, Small Business Resources
- Giảm giá hàng loạt không phải lúc nào cũng hấp dẫn như họ tưởng.
“Một số chủ doanh nghiệp có thể bị cám dỗ bởi giảm giá mua hàng loạt để thu được nhiều hàng tồn kho hơn mức cần thiết. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, hàng tồn kho thu được qua việc mua hàng số lượng lớn lên và chiếm diện tích bán lẻ, kho hàng hoặc không gian sản xuất có thể được sử dụng để đem lại lợi nhuận cao hơn. Kết hợp với kiểm kê hàng tồn kho và chi phí, đừng quên tính đến những chi phí này, cũng như các chi phí dài hạn gắn liền với sự sụp đổ hàng tồn kho, hư hỏng hoặc co lại khi xem xét giảm giá mua hàng loạt. “- Sageworks, 6 Lời khuyên để cải tiến Quản lý Hàng tồn kho, Tài trợ Gates, Twitter: @fundinggates
- Mô tả rõ ràng các yếu tố chính của hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn.
“Một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả bao gồm một vài yếu tố cơ bản. Quan trọng nhất, điều quan trọng là phải rõ ràng và mô tả về địa điểm, số liệu và số lượng hàng tồn kho. giới thiệu mập mờ hoặc không rõ ràng sẽ là vô cùng khó khăn để quản lý sau này “- Andrea Hayden, Khái niệm cơ bản của quản lý hàng tồn kho, Intuit QuickBooks, Twitter:. @Intuit
- Tránh thời gian chết bằng cách giữ hàng tồn kho của phụ tùng thiết yếu.
“Một cách khác để tránh thời gian “chết” của tài sản là thông qua Quản lý tài sản. Đừng quên sự thật quan trọng này: Các bộ phận thay thế cũng là một phần của bản kiểm kê tài sản của bạn và cũng quan trọng như thiết bị chính. Vì vậy, xử lý phụ tùng giống như bạn sẽ bất kỳ máy móc khác. Theo dõi phụ tùng thay thế nhiều hơn là chỉ biết nó đang ở đâu (thông tin này cũng rất quan trọng) và mức độ thường xuyên bạn cần chúng. Nếu bạn hiểu kế hoạch bảo trì thiết bị của bạn và thực hiện theo kế hoạch bảo trì ngăn ngừa nghiêm ngặt, biết bao nhiêu phụ tùng thay thế mà bạn cần trong tay, nên hầu như có thể tiên đoán được. “- Twitter: @MAPCONtech
- Tích hợp hệ thống quản lý kho tự động với hệ thống kế toán.
Tự động hóa có thể tác động mạnh mẽ đến tất cả các giai đoạn quản lý hàng tồn kho, bao gồm đếm và giám sát các hàng tồn kho; ghi và truy xuất vị trí lưu trữ hàng; ghi lại các thay đổi đối với hàng tồn kho; và dự đoán nhu cầu hàng tồn kho, bao gồm cả yêu cầu xử lý hàng tồn kho. Điều này đúng ngay cả với các hệ thống độc lập không tích hợp với các lĩnh vực khác của doanh nghiệp, nhưng nhiều nhà phân tích chỉ ra rằng năng suất và do đó lợi nhuận thu được nhờ sử dụng các hệ thống tự động có thể tăng lên khi doanh nghiệp tích hợp hàng tồn kho hệ thống kiểm soát với các hệ thống khác như kế toán và bán hàng để kiểm soát mức tồn kho tốt hơn. “- Hệ thống kiểm kê hàng tồn kho, Inc.com, Twitter: @Inc
- Phân loại hàng tồn kho của bạn.
“Một phần của hàng tồn kho của bạn sẽ di chuyển nhanh hơn những thứ khác, và do đó, yêu cầu một cách tiếp cận quản lý khác. Quả thật, quy tắc 80-20 áp dụng cho các mặt hàng bạn có trong kho, do đó tốt nhất là phân loại hàng tồn kho và đặt ưu tiên cho phù hợp. “- Top 5 Thực tiễn tốt nhất trong Quản lý Hàng tồn kho, TLC Group, Twitter: @ Infor10Syteline
Với 50 mẹo Quản lý và Kiểm kê tài sản được tổng hợp từ kinh nghiệm thực tiễn và khảo sát của các tổ chức lớn trên thế giới. Chúng tôi mong muốn sẽ mang đến các bạn thông tin bổ ích nhất cho bạn đưa ra quyết định cho Tổ chức, doanh nghiệp của mình.
Nếu bạn cần thêm những thông tin về giải pháp Quản lý và Kiểm kê tài sản hiệu quả cho Doanh nghiệp của mình. Hãy liên hệ với chúng tôi qua thông tin:
-
- CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP – CÔNG NGHỆ DNE
- Địa chỉ: 6/6 Cách Mạng Tháng Tám, P. Bến Thành, Quận 1, TP.HCM
- Số điện thoại: (028) 3521 8647
- Website: dne.com.vn
Download file:
50 mẹo Quản lý vào kiểm kê tài sản – DNE Solution & Technology[:en]
Choosing an Asset Tracking Solution
Effective asset tracking starts with getting the foundation in place: the tools, systems and applications that enable asset tracking and software solutions that streamline data collection and analysis. These asset tracking tips will help you select the best asset tracking tools and software to meet your company’s needs.
- Know what you need to track.
“Keep in mind that it is important to know the maintenance schedule, equipment uptime and downtime and the user on each machine. By integrating an asset management system into the warehouse or factory’s daily routine companies can increase the availability of production equipment and reduce the overall costs through better services and maintenance programs.” – Wasp Barcode Technologies, Five Tips to Select the Best Asset Management Solution, Manufacturing Business Technology magazine, Twitter: @MBTwebsite
- Consider the full project management life cycle.
ReliablePlant is an excellent resource for asset tracking tips related for manufacturing plants and similar applications. “If you think of the life cycle of an asset as one long project – a project that might last for as long as 20 or more years – it becomes apparent that what you are really looking at is a project that starts with the engineering and construction processes. The project then comes to include the cost to maintain, operate and refit, and culminates with a well-informed decision to decommission and replace the asset. In the absence of fully functional, flexible and integrated EAM and ALM systems, managing the life cycle of the asset from cradle to grave is a challenge.” – Patrick Zirnhelt, IFS North America, 7 tips for selecting asset management software, ReliablePlant, Twitter: @NoriaCorp
- Evaluate and prioritize your company’s requirements.
“First, define and prioritize the requirements of a fixed asset software package to meet these needs. Second, evaluate how each product measures against your requirements. Third, perform a test drive which allows you to try various features and ensure the software is a good fit. And finally, make your purchasing decision.” – Matthew P. Kennedy, 4 Steps to Select a Fixed Asset Management & Depreciation Solution, Bassetts, Twitter: @BassetseDepre
- Gain visibility by selecting software with reporting and analyticsfunctionality.
“You can’t manage what you can’t measure and you can’t measure what you can’t see. When selecting a tool for your ITAM program, confirm it can collect the metrics you need to measure the performance of your processes. Furthermore, verify you can get the information out of the system easily into dashboards anyone can configure. This is the best way to ensure you have accurate information when making strategic decisions.” – Brian Hollandsworth, product manager, ServiceNow, 10 tips on how to win the IT asset management challenge, NetworkWorld, Twitter: @NetworkWorld
- Asset management aids in aging infrastructure concerns.
WaterWorld magazine provides asset tracking tips for water utilities applications, including valuable insights from studies and research on the benefits of effective asset management in the public works sphere. “A recent study by CH2M HILL in partnership with McGraw Hill Construction found that 75 percent of water utilities employing asset management practices had considered aging infrastructure to be a significant factor in their decision to adopt an asset management program.” – Art Haddaway, Assistant Editor, Best Practices: Study Examines Trends in Asset Management, WaterWorld, Twitter: @WaterWorldMag
- Visibility is critical prior to asset acquisition.
“Ideally before any acquisition takes place, you want to ensure you are fulfilling your fiduciary responsibility to your organization by having visibility on all of the surplus/available assets. This visibility is critical, because if you can simply redeploy an underutilized existing asset to fulfill a need, then you have just saved the organization more than the cost of that asset!” – Brian E. Thompson, CPPS, Los Angeles Chapter, Applying Industry Leading Best Practices to Asset Management Systems, NPMA
Asset Tracking Tips for Implementation
Choosing an asset tracking solution is the first step, but these asset tracking tips delve deeper into the strategies and tactics that enable seamless implementation. From identifying your existing assets to properly categorizing and differentiating asset management from inventory management, these asset tracking tips will help you implement the most robust and comprehensive asset management plans.
- Track assets as they come into the company.
“Identifying everything that requires fixed asset tracking can be the first challenge. Perhaps the easiest way of doing this is to begin tracking all assets as they come into the company, starting with Day 1 of business, if not before. Adding a new fixed asset’s information to a tracking system before the asset leaves the purchaser’s hands is recommended. This ensures that an asset doesn’t disappear before its presence has even been acknowledged.” – Jennifer VanBaren, What Are the Best Tips for Fixed Asset Tracking?, wiseGEEK, Twitter: @wiseGEEK
- Use unique asset tracking numbers rather than the asset’s serial number.
“It’s possible that an asset’s serial number will be identical to that of another asset. If the serial number is used as the tracking number, the duplicate numbers will cause confusion because there is no way to tell the two assets apart. This can compromise data integrity and lead to inaccurate customer balances and inventory, reduce your rental income and impact customer satisfaction. Using a unique tracking number different from the serial number eliminates these problems. In the rare event that a tracking number is lost, the asset still can be looked up using its serial number and re-labeled properly to retain the asset’s history.” – Christine Span, Marketing Specialist, Top Five Asset Tracking Best Practices, TrackAbout, Twitter: @trackabout
- Know your sustainable level of service.
The United States Environmental Protection Agency has put forth substantial research, including asset tracking tips and asset management strategies, that prove useful for many applications. “Knowing your required ‘sustainable’ level of service will help you implement an asset management program and communicate to stakeholders what you are doing. Quality, quantity, reliability, and environmental standards are elements that can define level of service and associated system performance goals, both short- and long-term. You can use information about customer demand, data from utility commissions or boards, and information from other stakeholders to develop your level of service requirements. Your level of service requirements can be updated to account for changes due to growth, regulatory requirements, and technology improvements.” – Asset Management: A Best Practices Guide, EPA, Twitter: @usepagov
- Know the difference between asset tracking and inventory tracking.
“Asset tracking—knowing what items of value a business uses, where they are, and who has them—is different from inventory tracking. According to Wasp’s ‘Asset Tracking 101’ graphic, asset tracking involves managing the location of internal resources needed to continue operating; tracking items being lent out; and monitoring depreciation, maintenance, and warranty contracts. Inventory tracking, by contrast, entails managing products that are sold, distributed, or consumed; tracking the receipt, storage, shipping, and sale of products; and monitoring inventory turns, age, and reorder levels.” – DC Velocity Staff, “Asset Tracking 101” graphic cites reasons to know where your assets are, DC Velocity, Twitter: @DCVelocity
- Treat inventory management and asset tracking as two separate, yet vitally important, entities.
SupplyTimes, a robust resource on supply chain management, often offering asset tracking tips and tactics to improve the flow of the supply chain, recommends treating asset tracking and inventory management as distinct functions. “While being able to see how both inventory tracking and asset management can have an impact on a company is important, understanding that inventory is what you sell versus an asset is what the company owns is essential. Reaching for a better understanding of the inventory management needs of a company means more than asset tracking. It means being able to differentiate between the two, assigning the financial valuation both data types require and being able to see how those values affect the overall corporate structure.” – Asset Tracking, Inventory Management: What’s the Difference?, Supply Times
- Conduct a critical equipment analysis.
“Understanding cost drivers will enlighten you as to the many costs associated with carrying excess inventory of spare parts. One of the ways to reduce inventory levels to only the essentials is to undertake a review of equipment criticality. Most CMMS packages have a coded field for identifying equipment criticality on, say, a scale of one to 10. More sophisticated packages allow users to assign weights and scores to an unlimited number of user-defined variables, in order to build a total criticality for a given asset or component.” – David Berger, P.Eng., contributing editor, 5 tips for managing spare parts, Plant Services, Twitter: @PlantServices
- Balance costs, opportunities, and risks against the desired performance of assets.
“Asset Management involves the balancing of costs, opportunities and risks against the desired performance of assets, to achieve the organizational objectives. This balancing might need to be considered over different time frames. Asset management also enables an organization to examine the need for, and performance of, assets and asset systems at different levels. Additionally, it enables the application of analytical approaches towards managing an asset over the different stages of its life cycle (which can start with the conception of the need for the asset, through to its disposal, and includes the managing of any potential post disposal liabilities).” – What is Asset Management?, The Institute of Asset Management
- Optimize the asset life cycle.
Life Cycle Engineering ran a piece that appeared in RxToday with valuable asset tracking tips and recommendations. The informative article advises optimizing asset operation within design ranges to maximize the life of your assets. “Many organizations suffer first of all from a lack of understanding of the inherent design capabilities of their assets and secondly, how best to operate within their ranges to optimize the asset life cycle. For some assets, either operating below or above the design range adversely affects the life of the asset.” – The Five Biggest Risks to Effective Asset Management, As appeared in the November Edition of RxToday, Life Cycle Engineering
- Determine your strategic asset gap.
“According to the U.S. Department of Transportation, the first step in a physical asset management process is to establish organizational policies, including strategic objectives and budgets. This helps to determine a company’s future requirements. The second step involves collecting and analyzing the current asset inventory and performance. The difference between where the company wants to be and where it is today is the company’s strategic asset gap, which indicates where the company needs to make improvements.” – Chirantan Basu, Demand Media, Organizing Function of Managing Physical Assets, Chron.com, Twitter: @HoustonChron
- Create a database of your assets.
“It’s a good idea to begin by creating a database of your assets. In that way you can check to see if an asset is already in your inventory database instantly after each scan. You can also use the database to insert descriptions of your assets so your employees or clients can view associated data in-app after each scan. And, if you want the person scanning to record the condition or otherwise comment on the asset, you can add data collection questions to your service which are presented after each scan.” – Asset Tracking – Inventory Control Best Practices, codeREADr, Twitter: @codeREADr
- Eliminate ghost assets.
“A ‘ghost’ asset is property that is lost, stolen, or unusable, but is still listed as an active fixed asset in the system. According to Asset Management Resources, a leading provider of asset inventory and reconciliation services, ‘After 14 years of experience, AMR has repeatedly found that 65 percent of fixed asset data is incomplete, inaccurate, or altogether missing, while 10 percent to 30 percent of fixed assets are no longer owned.’” – Best Practices for Fixed Asset Managers, Sage Fixed Assets, Twitter: @SageNAmerica
- Determine responsibility for assets.
“Ideally all assets would be tracked by an organization. However, it is usually too costly to track and assign ownership to every asset. Instead, an organization typically tracks those assets that are of importance to the institution. An asset’s importance can be based on a number of factors, including its sensitivity, criticality, value, or the compliance requirements placed upon it. Important assets should have an assigned owner responsible for establishing and maintaining appropriate safeguards to protect those assets.” – Asset Management, IU.edu, Twitter: @IUSafetyMatters
- Put portable barcode scanners in the hands of the right people.
NPMA.org often offers valuable asset tracking tips and information. This asset tracking tip from Marla Williams, CPPM, suggests the use of portable bar code scanners to aid data collection where it makes the most sense. “Put portable bar code scanners in the hands of the Information Technology and Facilities people actually receiving and/or installing the assets. It is not cost effective and often impossible to have Property chase down your assets in the field when the information could have been gathered by the people doing the job.” – Marla Williams, CPPM, Top Ten Tips for Successful Property Management, NPMA.org
- Don’t forget about the finer points of planning.
“Fixed asset planning is an intricate process, and certainly does not stand alone. Rather, it is informed and driven by accounting, recording and tracking. Some companies fail to look at the finer points of their holdings, leaving them in the dark when it comes time to either purchase more of a given product or unload others.” – Three Tips to Strengthen Your Fixed Asset Management, Sage, Twitter: @SageFixedAssets
- Set benchmarks for which assets to track.
“Depending on the size of your company and the number of assets, it may not be worth putting the same effort into tracking every asset. You need to monitor the condition and depreciation of any buildings you own, for instance, but you don’t need to barcode them to know they’re still there. California State University in Long Beach only tracks fixed assets worth more than $5,000 or important items worth $500 that can easily be stolen without anyone spotting the theft.” – Fraser Sherman, Demand Media, Methods of Tracking Fixed Assets, The Nest, Twitter: @TheNest
- Incorporate financial forecasting into long-range planning.
Government entities are increasingly placing effective asset tracking at the top of their priority lists, and as such, have become a useful resource for asset tracking tips and best practices. NJ.gov describes the value of asset management plans for long-term viability: “An asset management plan incorporates detailed asset inventories, operation and maintenance tasks and long-range financial planning to ensure that annual revenue reserves and reinvestment are sufficient to facilitate long-term viability of the system.” – Asset Management Guidance and Best Practices, NJ.gov, Twitter: @NJGovNews
- Develop effective processes and documentation.
“First, develop effective processes and documentation that answers these questions. What are the best ways to integrate inventory activity with material requirements planning, production scheduling and other functions? How are unit costs for labor and other overhead factored into the inventory value of subassemblies? Are all transfers of inventory to and from the warehouse promptly recorded? How are differences between physical counts and recorded amounts treated? Defining and documenting processes that address such questions provides a framework for effective inventory management.” – Brad K. Jay, Inventory Control: What You Must Know, AutomationWorld, Twitter: @automationworld
- Embrace mobility.
“Keeping track of assets at utilities is more complicated than at other organizations. Assets range from fixed poles and pipelines to moving vehicles, to parts and people. With today’s mobile technology solutions, your field force can easily integrate inventory management and asset tracking into the workday, improving your bottom line and overall operational efficiency.” – Manage Assets, Risks and Costs To Strategically Drive Success, Utilities Inventory Management/Asset Tracking, Motion, Twitter: @MotionComputing
- Embrace the MRO (Maintenance, Repair, and Operations) approach.
“The principle goal of every organization is to manage facilities at the lowest cost in the least possible time. Increasingly, organizations are finding that effective supply-chain management and an efficient storeroom operation to support maintenance, repair and operations (MRO) are critical elements that either make them competitive or contribute to greater inefficiency. A storeroom that supports MRO activities with the right parts in the right place at the right time drives the organization’s operational efficiency.” – Andy Gager of Marshall Institute, Special Report: Timely, Cost-Effective Inventory Management, Marshall Institute, Twitter: @Marshall_Inst
- Designate a central location for MRO inventory to reduce hidden inventory issues.
SupplyChain247 is a great source for asset tracking tips related to supply chain management. In an article offering valuable asset inventory management tips, John M. Donnelly suggests, “It is invariably more efficient to store MRO supplies in one central location per facility rather than keeping them in various unidentified locations. It is crucial to have computer systems to track, manage, and control inventory. Armed with usage data and transaction costs, an organization can “right-size” its MRO inventory in accordance with supply chain performance standards.” – John M. Donnelly, Five Basic Practices That Can Quickly Close the Gap with Best Practices in MRO Inventory Management, SupplyChain247, Twitter: @SupplyChain247
Benefits of Following Asset Management Tips and Best Practices
There are a multitude of benefits to following asset tracking tips and best practices for asset management, from cost savings to increase productivity, improved asset utilization, and much more. The following asset tracking tips outline the many benefits reaped from asset tracking solutions.
- Predictive analyticscapabilitiesprovided by asset tracking help to keep capital and operational budgets tight.
“Uncertainty around an economic recovery is keeping capital and operational budgets tight. Companies are now using specific capabilities to predict asset failure in order to avoid costly downtime and reduce maintenance costs.” – IBM United Kingdom Limited, Asset management: the changing landscape of predictive analytics, ITHound.com, Twitter: @IThound
- Reduce risks by tracking IT hardware.
“Whilst hardware is becoming increasingly commoditized at the desk side level; in the datacentre server, storage, network and infrastructure hardware assets still require significant capital investment and extensive maintenance cost for any organization. Additionally, asset loss, business or workflow interruptions and data breaches remain a serious risk. Tracking and managing these assets in the datacentre as efficiently as possible is critical to business operations and maximum return on investment. Asset Tagging, and the corollary activity of associating accurate data to the asset tag, is a practice for managing and reconciling ownership, location and configuration of hardware assets.” – David Foxen and Martin Thompson, Quick guide to Hardware Asset Tagging, The ITAM Review, Twitter: @itamreview
- Asset tracking enables sustained asset performance, which allows the output of value to customers.
Sustainable Infrastructure Management Program Learning Environment (SIMPLE) offers asset tracking tips focused on improving infrastructure management and sustained performance. “The capacity to produce output of value to our customers is directly related to sustained performance of our assets using the process of triple bottom line evaluation of the services provided utilizing environmental, social and economic analysis.” – What is Asset Management?, Sustainable Infrastructure Management Program Learning Environment
- Asset tracking eliminates cumbersome and unreliable manual methods.
“An exhaustive manual task, asset tracking systems monitor the location and usage of the assets. Barcodes and more recently, RFID tags with chips or magnetic stripes are used to identify assets. So called Smart tags can be used to record other attributes besides location like temperature to ensure quality levels of goods are maintained in transport.” – Asset Tracking, Supply Times
- Asset tracking enables the “Smarter Physical Infrastructure.”
“Organizations are faced with persistent challenges to maximize life cycle performance of their assets. More and more businesses are investing in complex infrastructures that are increasingly interconnected and dependent on operational technology. To combat such challenges, organizations are turning towards enabling processes and data integration throughout the lifecycle of their various assets. They’re making a leap towards implementing methods and tools to manage operational technologies that allow the harvesting of important data and insights with ease. IBM Maximo referred to this trend as the rise of Smarter Physical Infrastructure.” – Avigail Shabtai, Top 3 Emerging Global Asset Management Trends of 2014, Field Service Professor Blog, Twitter: @EuchlidesTech
- Asset tracking streamlines auditing.
“Audits can be completed quickly, easily and accurately. The use of a barcode on the asset identification label, and a handheld computer (with integrated barcode reader) to read those labels, means that it takes less than a second to audit each asset.” – An Introduction to Asset Management for Physical Assets, SageData
- Asset tracking improves forecasting.
“Asset tracking streamlines forecasting by maintaining precise inventory counts in a central database, along with historical data, previous orders and other information. Every bit of data is at your fingertips, enabling you to identify trends and make more accurate predictions to meet demands. That means you’re not stuck with unused surplus that’s taking up valuable space, but you’re not short on needed supplies.” – Nate Goodman, 4 Inventory Control Challenges Simplified through Asset Tracking, ThoughtReach, Twitter: @ThoughtReach
- Prevent fraud with efficient asset tracking methods.
“Did you know that asset misappropriation schemes are the most common type of fraud affecting small businesses? The best way to prevent fraud is to have accurate asset tracking and regular physical counts.” – N@W Team, Cover Your Assets – Fixed Asset Tracking, Net@Work, Twitter: @NetatWork_corp
- Asset inventory management isn’t just for retail and manufacturing applications.
“The benefits of modern inventory management systems aren’t just for the retail and manufacturing sectors. They also offer great advantages for any organization that manages a supply chain for consumable items, such as the military and medical facilities.” – Tim Crosby, How Inventory Management Systems Work, How Stuff Works, Twitter: @HowStuffWorks
- Increase staff productivity with automated inventory and procurement solutions.
“Automated solutions for inventory and procurement deliver big savings over manual systems – from reduced administrative costs to shortened procurement and fulfillment cycles. Eliminating manual processes, for example, increases staff productivity; and tracking data to secure vendor rebates can result in significant monetary savings.” – Tina Stehle, Senior Vice President & General Manager, Agilysys Hospitality Solutions Group, Top Five Reasons to Automate Inventory and Procurement, Hotel Business Review
- Asset tracking helps to prevent cash flow problems.
Many asset tracking tips touch on the fact that asset tracking and effective asset management has far-reaching positive impacts across organizations, such as this asset tracking tip from BusinessBee: “Inventory software can help prevent cash flow problems by identifying which items need the most attention. For example, you might assume your most expensive items in your inventory are the most important. In fact, less expensive items affect your business more because they have higher turnover ratios. An effective inventory system will help you determine an item’s monetary impact on the business so you can keep a higher amount of the vital stock. When you understand how to balance costs with your company’s needs, you’ll know to order fewer unimportant items, which will help promote a steady cash flow.” – How Inventory System Software Can Help Reduce Costs, BusinessBee, Twitter: @BusinessBeeCom
- Improve workflowsand allow your staff to focus their attention on service delivery.
In the case of one hospital, implementing a robust supply chain management system enabled clinical staff to place greater emphasis on patient care. “The most immediate gain resulting from the robust supply chain management system implemented at the CHUM is an improvement to the workflows of all OR employees. Relieved of inventory management duties, clinical staff are now able to increase their focus on patient care and support and the training of future nursing personnel. In addition, stock handlers in the materials management department and technicians from sterile processing now have a direct impact on the day-to-day progress of activities in the OR.” – Automating inventory management—an innovative approach to improving operating room supply chain performance: the CHUM case, Intelligent Hospital Today
- Asset tracking improves quality control.
“Certain inventory management best practices link to quality control. Employees should be provided with checklists and/or computing systems that can assist them in following proper procedures when checking the goods they receive. All goods must be examined for signs of damage, including leaks, tears, or broken seals; discrepancies in descriptions – product colors, styles, and sizes must be identical to purchase orders; and prices and terms of sale. If product quality is lower than agreed upon, the merchandise should be returned to suppliers. This measure not only avoids unnecessary increase in stock levels, but also prevents employees from offering customers inappropriate merchandise. If products meet the required quality standards, employees must consider particular factors, such as light, humidity and temperature, in order to avoid damaging the merchandise kept in warehouse.” – Clara Lu, Understanding inventory management best practices, TradeGecko, Twitter: @tradegecko
- Make effective budgeting, operations, and financial decisions based on accurate and reliable data.
A GAO report offers asset management tips and best practices for creating an effective and cost-efficient government. The report notes, “Accurate and reliable data are essential to an efficient and effective operating environment in the private sector as well as in the federal government. Inventory represents a significant portion of assets in the federal government and private sector. Therefore, managers and other decision makers need to know how much inventory there is and where it is located in order to make effective budgeting, operating, and financial decisions and to create a government that works better and costs less.” – Executive Guide: Best Practices in Achieving Consistent, Accurate Physical Counts of Inventory and Related Property, GAO, Twitter: @USGAO
Asset Inventory Management Tips
These asset inventory management tips will help you get the most out of your asset tracking solution. From streamlining inventory management to integrating asset tracking with financial applications and more, follow these asset inventory management tips to gain the most value from your asset tracking solution.
- Asset tracking streamlines inventory management.
Clearly Inventory is focused, clearly, on inventory, offering asset inventory management tips and best practices. An article on inventory basics offers this asset inventory management tip: “Most businesses have a large part of their capital tied up in assets. These assets may be things like buildings, automobiles, machinery, furniture, fixtures, equipment, computers, etc… Often businesses need to know the value of these assets along with other information as to where they are, when they were purchased, for how much, etc.. Your accountant may need this information, banks, insurance companies, partners, people in operations, and management. You can’t get the best use of your assets if you only have a vague idea of what they are, where they are, and what they cost. This is as good a time as any to count your longer term assets.” – Inventory Basics: How to Count Your Inventory Items, Clearly Inventory, Twitter: @ClearInventory
- Assets play a role in net income calculations.
“Assets (tangible or intangible) are anything a corporation possesses or controls that represents monetary value. In order for corporations to calculate the net income that results from its for-profit endeavors, accurate asset values must be ascertained and factored into net income results. Fixed assets are tangible items, like the property and equipment a business uses in its day-to-day activities. These types of assets aren’t typically sold to a company’s customer base; they are equipment, vehicles and other company-owned items that are used to help run the business, but lose value over time due to age and use.” – Brian Knott, Depreciation Basics: How Asset Management Saves Corporate Cash, Apptricity, Twitter: @apptricity
- Measurement is everything.
“Metrics are essential to a well-run supply chain. Metrics for their own sake, however, are worthless. The purpose of a metric is to drive change when the variable you are measuring trends in the wrong direction. A number of different metrics are useful for inventory management. Days supply by product and location based upon forecast is an excellent metric at the SKU level.” – Jane B. Lee, 8 Common-Sense Rules for Inventory Management, Inbound Logistics, Twitter: @ILMagazine
- Eliminate data entry errors with barcode scanning.
“Using electronic data interchange (EDI) and bar code scanning can help eliminate data entry errors. Huppertz suggests implementing a system of so-called ‘cycle counting.’ Choose a few items a day and compare the inventory record to the actual count. Best sellers should get counted more often.” – Lisa Girard, Five Steps to Painless Inventory Management, Entrepreneur.com, Twitter: @Entrepreneur
- Inventory audits are still essential.
Many asset tracking tips point to the importance of manual inventory reconciliation, which should occur periodically but regularly. In an article on Small Biz Resources, Raad Mobrem offers this asset tracking tip: “Even with the greatest technology around, we still need to reconcile the numbers in our books with real numbers. Inventory can get misplaced, stolen, damaged and thrown away. Doing a monthly or at the very least, quarterly audits of your inventory is a great practice. It’s an easy process that, with a well-kept system, will prevent major roadblocks in the future.” – Raad Mobrem, 6 Tips for Inventory Management, Small Biz Resources
- Bulk-purchase discounts aren’t always as appealing as they seem.
“Some business owners may be lured by bulk-purchase discounts into acquiring more inventory than they need. In some cases, however, inventory acquired through bulk purchases ties up cash and takes up retail, warehouse or manufacturing space that could be used for a higher return. Don’t forget to take into account these costs, as well as longer term costs tied to inventory obsolescence, spoilage or shrink when considering bulk-purchase discounts.” – Sageworks, 6 Tips to Improve Inventory Management, Funding Gates, Twitter: @fundinggates
- Clearly describe the key elements of your inventory management system.
“An effective inventory management system consists of a few basic elements. Most importantly, it is vital to be clear and descriptive of storage locations, items and inventory numbers. Ambiguous or unclear descriptions will be extremely difficult to manage later on.” – Andrea Hayden, The Basics of Inventory Management, Intuit QuickBooks, Twitter: @Intuit
- Avoid downtime by keeping inventory of essential spare parts.
“Another way to avoid downtime (or to ensure that you minimize the length of such an event) is through asset tracking. Do not forget this one important fact: Replacement parts are also a part of your inventory and are just as important as the main equipment. Therefore, treat your spare parts the same as you would any other machinery. Tracking spare parts is more than just knowing where they are located (this information is, of course, very important as well). It is also knowing how many parts you have on hand and how often you need them. If you understand your equipment’s maintenance schedule and follow a strict preventative maintenance plan, knowing how many spare parts you need on hand should, for the most part, be fairly predictable.” – Banish Downtime with These Inventory Control Tips, The Maintenance Management Blog, Twitter: @MAPCONtech
- Integrate automated inventory management systems with accounting systems.
“Automation can dramatically impact all phases of inventory management, including counting and monitoring of inventory items; recording and retrieval of item storage location; recording changes to inventory; and anticipating inventory needs, including inventory handling requirements. This is true even of stand-alone systems that are not integrated with other areas of the business, but many analysts indicate that productivity—and hence profitability—gains that are garnered through use of automated systems can be further increased when a business integrates its inventory control systems with other systems such as accounting and sales to better control inventory levels.” – Inventory Control Systems, Inc.com, Twitter: @Inc
- Categorize your inventory.
“Portions of your inventory will move faster than others and, therefore, require a different management approach. Indeed, the 80-20 rule applies to the items you stock, so it’s a good idea to categorize inventory and set priorities accordingly. For example, you might want to make sure you have a bigger stock buffer for your fastest moving items. Slower moving items may call for less security. This best practices inventory management approach is sometimes referred to as ABC analysis. Sales numbers are often associated with ABC analysis, but profitability is another way to prioritize. The NAW Institute for Distribution Excellence, for example, cites inventory stratification based on gross margin return on inventory investment as a best practice.” – The Top 5 Best Practices in Inventory Management, TLC Group, Twitter: @Infor10Syteline
For more information, please kindly contact us at www.dne.com.vn
[:]