Làm thế nào để chứng minh sự đầu tư Giải pháp quản lý tài sản là hợp lý ?
[:VI]
GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TÀI SẢN – ASSET MANAGEMENT
Hệ thống Quản lý tài sản thường là một khoản đầu tư đáng kể, đặc biệt là cho các doanh nghiệp lần đầu tiên thực hiện các sáng kiến trên toàn công ty liên quan đến hàng ngàn tài sản. Nhiều doanh nghiệp lớn nghiên cứu về hệ thống Quản lý tài sản trong các tổ chức thường háo hức để chứng minh ROI để minh chứng cho cả bài toán kinh tế về lợi ích và chi phí. May mắn là, chứng minh cho các khoản đầu tư vào việc Quản lý tài sản là khả thi, và thường trong khung thời gian hợp lý.
1. Cập nhật kịp thời sự phát triển của công nghệ là điều cần thiết
Trong những người sử dụng trong các ngành công nghiệp khác nhau đều có gánh nặng để chứng minh giá trị của những tiến bộ trong công nghệ. Tại thời điểm sớm nhất này, hầu hết các khoản đầu tư công nghệ là đắt nhất, với mức giá thường giảm vì hiệu quả đã đạt được và các tiến bộ phát triển từ mới và sáng tạo đến tiêu chuẩn và mong đợi.
Quản lý tài sản theo dạng tập trung (Asset Management) đã được chứng minh là hiệu quả về chi phí và thậm chí có lợi nhuận trong rất nhiều ngành công nghiệp. Mặc dù một số ngành công nghiệp mới chỉ bắt đầu áp dụng các tiêu chuẩn quy định bắt buộc các công ty phải sử dụng các phương pháp Quản lý và kiểm kê tài sản hiệu quả, nhưng những người khác lại khám phá ra giá trị của việc Quản lý tài sản trong việc cải tiến quy trình kinh doanh.
Thực tế Giải pháp quản lý tài sản không phải là một sáng kiến mới nhưng cũng chưa bão hòa trong các ngành công nghiệp tạo ra một cơ hội độc nhất cho các công ty ở nhiều ngành theo chiều dọc. Nói cách khác, bạn sẽ có được lợi thế về chi phí thấp hơn cùng với sự tự tin của việc áp dụng một công nghệ đã được chứng minh. Tìm kiếm các câu chuyện thành công từ các công ty không chỉ trong ngành của bạn mà còn trong các lĩnh vực khác với các quá trình và hệ thống kinh doanh tương tự được hưởng lợi từ tự động hóa dưới nhiều hình thức.
Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp được thuyết phục để áp dụng giải pháp quản lý tài sản là bước đầu tiên, nhưng bạn sẽ phải chứng minh cho sự đầu tư mà bạn đã tiếp cận sau khi thực hiện. May mắn thay, biện minh cho các khoản đầu tư của Giải pháp quản lý tài sản là tương đối đơn giản khi bạn nhìn vào đúng dữ liệu.
2. Xác định số liệu dễ dàng định lượng
Giải thích các khoản đầu tư Giải pháp quản lý tài sản nên bao gồm cả tiết kiệm trực tiếp và thu nhập từ đầu tư và các lợi ích của phần mềm cụ thể hơn nhưng đôi khi khó khăn hơn, hoặc những lợi ích hữu hình và vô hình.
Các lợi ích có thể định lượng dễ đo lường nhất và do đó là con đường dễ dàng nhất để chứng minh điều đó. Những số liệu dễ dàng đo lường được bao gồm:
- Chi phí nhân công – Giải pháp quản lý tài sản sẽ làm giảm chi phí nhân viên, giúp các công ty thực hiện tiết kiệm chi phí làm thêm giờ, thuế và các lợi ích khác.
- Chi phí vận hành – Bằng cách giảm chi phí lao động và thông qua quá trình tối ưu hóa, các công ty có thể đạt được nhiều hơn cả về thời gian (tối ưu hóa thời gian của nhân viên giúp công ty tăng được lợi nhuận với cùng số lượng nhân viên đó) và không gian (kho lưu trữ, phân chia tài sản, vv).
- Đầu tư Tài sản cố định – Một trong những lĩnh vực lớn nhất để đạt được tiềm năng là trong lĩnh vực đầu tư tài sản cố định. Giải pháp quản lý tài sản giúp giám sát tốt hơn và duy trì các thiết bị, máy móc và các tài sản khác đắt tiền, do đó kéo dài tuổi thọ sử dụng của nhiều tài sản. Do đó, các doanh nghiệp có thể nhận được nhiều hơn từ đầu tư và kéo dài thời gian giữa sửa chữa và thay thế.
Vì các chi phí này thường được đánh giá bằng một hình thức nào đó của tổ chức, việc xác định ROI của việc áp dụng giải pháp quản lý tài sản được thực hiện đơn giản bằng cách so sánh các con số trước và sau khi cung cấp không có các biến số khác có thể làm nghiêng dữ liệu.
3. Thiết lập cơ sở dữ liệu
Khi thực hiện việc áp dụng giải pháp Quản lý tài sản, hãy xác định các số liệu định lượng, có thể đo được khi bắt tập trung đầu dự án vào những lĩnh vực mà bạn hy vọng đạt được lợi ích. Ví dụ: Giải pháp quản lý tài sản có thể giảm thời gian lập tài liệu và giảm lỗi. Cả hai mục tiêu này đều có thể được định lượng.
Xác định khoảng thời gian cần thiết để thực hiện việc thu thập dữ liệu mà không có hệ thống phần mềm quản lý tài sản tại chỗ – cho một nhiệm vụ cụ thể hoặc trong một khoảng thời gian nhất định. Tương tự, tính sai số được xác định và / hoặc điều chỉnh trong khung thời gian xác định trước hoặc vào một tác vụ thu thập dữ liệu nhất định trước khi giới thiệu Giải pháp quản lý tài sản. Trước và sau khi so sánh là đơn giản khi bạn dành thời gian để thiết lập một cơ sở trước khi thực hiện.
4. Đừng bỏ qua các lợi ích khác có thể đo lường.
Nhiều lợi ích của việc áp dụng giải pháp quản lý tài sản rất lớn, hoặc không thể dễ dàng định lượng. Đôi khi, những lợi ích này đôi khi không đủ để thuyết phục các nhà lãnh đạo dựa vào dữ liệu, các nhà lãnh đạo dựa vào dòng dưới là đầu tư là hợp lý. Tuy nhiên, việc khai thác vào các nguồn dữ liệu khổng lồ (Big data) ngày nay để cung cấp những tiến bộ đáng kể trong các lĩnh vực này đặc biệt phát triển mạnh mẽ khi kết hợp với các dữ liệu khác tiết kiệm chi phí rất rõ ràng trong các lĩnh vực khác như lao động, chi phí đầu vào và chi phí tài sản cố định. Các nhà lãnh đạo đừng nên bỏ qua các lợi ích mềm như:
- Tăng Doanh thu – Doanh thu có thể tăng do khả năng tiếp cận dữ liệu báo cáo tốt hơn cho lãnh đạo, chẳng hạn như đại diện lãnh đạo có thể biết về các yếu tố như mức tài sản hiện tại và thông tin chi tiết phân bổ tài sản cũng như biết được chi phí tái đầu tư.
- Sự hài lòng của nhân viên – Nhân viên được trang bị các công cụ để thực hiện công việc của họ có hiệu quả nói chung là mang lại năng suất cho công việc khiến họ cảm thấy yêu thích công việc, và kết quả là họ làm việc chăm chỉ hơn, mang lại kết quả tốt hơn và trung thành với người sử dụng lao động.
- Hiệu quả – Lợi ích đạt được trong một lĩnh vực có xu hướng có hiệu ứng domino được thực hiện trong toàn tổ chức (giống như hiệu ứng gợn trong chuỗi cung ứng). Do đó, Giải pháp Quản lý tài sản thường làm tăng hiệu quả trong các phòng ban trực tiếp chịu ảnh hưởng của việc sử dụng tài sản cũng như những người khác.
- Kinh nghiệm và sự hài lòng của khách hàng – Nhân viên vui vẻ có những tương tác tích cực và tốt hơn với khách hàng. Biết được tình trạng tài sản và sử dụng chúng hợp lý có thể góp phần cung cấp dịch vụ tốt hơn, giao hàng nhanh hơn và phân phối sản phẩm, thông tin và truyền thông sản phẩm chính xác, ít lỗi kiểm kê và vận chuyển, một nhóm tác động cùng có tác động đáng kể đến sự hài lòng của khách hàng. Một phân tích và đánh giá toàn diện bao gồm cả lợi ích hữu hình và vô hình là cách hiệu quả nhất để chứng minh ROI của các khoản đầu tư của Giải pháp Quản lý tài sản – ngay cả đối với những nhà quản trị quan trọng nhất. Khi bạn chứng minh lợi ích nhận ra trên thực tế mỗi khía cạnh của tổ chức, giá trị của một hệ thống Quản lý tài sản là không thể phủ nhận.
Theo DNE Solution & Technology, Beetrack Asset Management.
[:]
Comment (1)
[…] http://www.dne.com.vn/lam-nao-de-chung-minh-su-dau-tu-giai-phap-quan-ly-tai-san-la-hop-ly/ […]
Comments are closed.