GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TÀI SẢN CHO TRƯỜNG HỌC
[:VI]
GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TÀI SẢN DÀNH CHO TRƯỜNG HỌC VÀ CƠ SỞ GIÁO DỤC
Các trường học tiêu chuẩn đang theo dõi chính xác tài sản của họ để tuân thủ theo các tiêu chuẩn của Bộ tài chính và giải trình với các bên liên quan. Khi các trường học dựa nhiều vào các nguồn tài trợ từ bên ngoài, họ phải quản lý và kiểm kê tài sản thật minh bạch để báo cáo được các khoản chi tiêu với các bên liên quan. Tuy nhiên, trường học có rất nhiều tài sản trải rộng khắp các cơ sở, lớp học và các nhà quản trị trong nhà trường gần như không thể kiểm tra được tài sản một cách chính xác. Có một vài phương pháp mà các trường học có thể cải tiến theo phương pháp Quản lý và kiểm kê tài sản, bao gồm:
- Tinh giản và tự động hóa việc kiểm kê tài sản định kỳ.
- Làm việc với nhóm IT, CNTT để theo dõi các thiết bị được luân chuyển.
- Tạo một kế hoạch quản lý và kiểm kê tài sản hợp lý.
- Giải pháp Quản lý và kiểm kê tài sản
Nếu như các trường học gặp phải các trường hợp mất mác các thiết bị trong lớp học hoặc văn phòng thì việc áp dụng phương pháp quản lý và kiểm kê tài sản là rất quan trọng để tránh lỗi và mất mát thiết bị.
Các trường học và cơ sở giáo dục đang sử dụng các phương pháp quản lý tài sản tối ưu để giúp việc quản lý và kiểm kê tài sản của họ dễ dàng hơn việc kiểm kê tài sản thủ công. Các quản trị viên cũng đánh giá cao thời gian và kinh phí thực hiện khi sử dụng giải pháp quản lý và kiểm kê tài sản bằng mã vạch để có thông tin được chính xác hơn.
Nếu như các khu trường học và cơ sở giáo dục đang dựa vào bảng Exel hoặc một số quy trình thủ công khác để theo dõi tài sản, bạn sẽ mất thời gian để nhân viên cập nhật hồ sơ tài sản cá nhân của họ trong suốt tuổi thọ của tài sản. Các hệ thống thủ công cũng có nhiều khả năng gây ra lỗi thông tin và nhầm lẫn có thể dẫn đến các thiết bị đã bị mất, hư hỏng hoặc bị đánh cắp trước khi người quản trị nhận ra được vấn đề này. Và quy trình thủ công không thể làm người sử dụng tài sản chịu trách nhiệm như quy trình tự động.
Trên thực tế, các trường học và cơ sở giáo dục bậc cao sẽ mất nhiều thời gian và rất khó khăn để quản lý và kiểm kê tài sản của họ. Theo thống kê, các trường cao đẳng và đại học thường có báo cáo thiệt hại lên đến hàng trăm triệu đồng, và hầu như những thiệt hại này có thể được giảm thiểu khi họ biết áp dụng hệ thống Quản lý và kiểm kê tài sản. Các giải pháp công nghệ quản lý tài sản hiệu quả bằng cách sử dụng nhãn mã vạch và máy quét mã vạch sẽ giảm thiểu được nguy cơ lỗi của con người và có thời gian cập nhật thực tế và chính xác trong cơ sở dữ liệu.
- Làm việc với các chuyên gia CNTT để quản lý tài sản
Khi các trường học và cơ sở giáo dục bắt đầu với một giải pháp công nghệ liên quan đến việc cung cấp các máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc các thiết bị công nghệ khác cho sinh viên, họ sẽ chịu nhiều rủi ro mất rất nhiều kinh phí khi tài sản bị mất hoặc hư hỏng. Các chuyên gia CNTT trong các cơ sở giáo dục nhận thấy rằng họ phải có kế hoạch mở rộng và dẫn đầu trong việc thực hiện một hệ thống quản lý và kiểm kê tài sản trước khi đưa các thiết bị này cho sinh viên. Quản lý thiết bị có thể trở thành công việc toàn thời gian cho các chuyên gia CNTT nếu như các tổ chức giáo dục của họ không chịu đầu tư và hệ thống quản lý tài sản.
Những người thực hiện hệ thống Quản lý tài sản đánh giá cao thời gian và chi phí tiết kiệm, họ còn nhận ra rằng bằng cách tự động hóa này sẽ giúp quy trình quản lý và kiểm kê tài sản của họ được dễ dàng hơn khi mà họ sẽ biết được bất cứ lúc nào tài sản và các thiết bị được luân chuyển, hư hỏng hay đã bị mất mát. Nhiều trong số các hệ thống này sử dụng máy quét mã vạch gắn với ID của sinh viên và nhân viên với số sê-ri của thiết bị. Các chuyên gia CNTT trong các tổ chức giáo dục thích đầu tư vào công nghệ Quản lý tài sản tiên tiến bao gồm các chức năng trích xuất báo cáo và có khả năng quản lý và xem thông tin thiết bị trong thời gian thực.
- Lập kế hoạch quản lý tài sản
Hầu hết các trường học hoặc cơ sở giáo dục đều có một đội CNTT có thể kiểm tra được thông tin các thiết bị của họ, nhưng ngay cả những người không hiểu được giá trị của việc tạo ra kế hoạch quản lý và kiểm kê tài sản cho tất cả các tài sản của họ. Các trường học đặc biệt yêu cầu một chương trình Quản lý tài sản hiệu quả vì tài sản được đầu tư bằng các nhà đầu tư và nguồn ngân sách của nhà trường. Và, nhiều trường công có nguồn kinh phí hạn hẹp do đó cần phải tối ưu hóa vòng đời của tài sản. Cách tốt nhất để đảm bảo rằng tài sản đang được quản lý một các hiệu quả theo một kế hoạch quản lý tài sản chuyên nghiệp.
Theo DNE Solution & Technology !
[:]